Artikel - Always Be Learning

Maar het gesprek over het ERP systeem brengt 3 van de 5 keer* grote frustraties op tafel. Over de migratie die twee keer zo lang duurde als gepland (inclusief de verdubbeling van de kosten natuurlijk). Over de (her)implementatie die al drie keer is uitgesteld. Of over het nieuwe systeem dat inmiddels live is, en waar niemand de cijfers meer vertrouwt.

Het verhaal klinkt bijna altijd hetzelfde. Het oude ERP staat op omvallen en hangt van ellende aan elkaar. Maatwerk op maatwerk, een leverancier die einde ondersteuning aankondigt, rapportages die alleen die ene applicatiebeheerder er nog uit krijgt (die bijna met pensioen gaat). Het MT besluit: we gaan over. Er komt een selectietraject, een implementatiepartner en een strakke planning en scherp ingekocht. En dan, ergens in maand drie, loopt het project vast op iets waar niemand een serieuze werkstroom voor had ingericht: de datakwaliteit en data migratie.

Klantrecords blijken dubbel te bestaan. Artikelnummers zijn door de jaren heen op drie manieren opgebouwd. En niemand weet meer welke van de vier omzetdefinities die in omloop zijn de juiste is. De keuze die dan op tafel ligt is pijnlijk. Of het team gaat midden in het duurste en meest gehaaste deel van het project alsnog opschonen, met maanden vertraging als gevolg. Of de data gaat één op één mee, en de problemen waarvoor je juist migreerde verhuizen vrolijk mee naar het nieuwe systeem.

Dit voorbeeld is helaas geen unicum. 60%* van de (groot) MKB ondernemers die wij spreken heeft een dergelijk verhaal van de afgelopen 5 jaar.

*N=10

Wij zijn erin gedoken, en de cijfers bevestigen het patroon

Deze verhalen hoorden wij zo vaak dat we zijn gaan uitzoeken of het breder speelt dan bij onze klanten. En dat doet het. Gartner voorspelde in 2024 dat tegen 2027 meer dan 70 procent van de recente ERP implementaties de oorspronkelijke business doelen niet haalt, en dat een kwart zelfs catastrofaal faalt*. Dat gaat niet over slechte software. De grote ERP pakketten zijn volwassen producten. Het gaat over wat je erin stopt.

Panorama Consulting, dat wereldwijd honderden ERP trajecten heeft geanalyseerd, laat in zijn ERP Report van 2025 zien waar een groot deel van die pijn zit. Ongeveer de helft van de organisaties onderschat de kosten van data migratie fors in de planning, en data management blijft een van de hardnekkigste worstelingen in deze trajecten**. Met andere woorden: het budget en de planning sneuvelen niet op de inrichting van het systeem, maar op de staat van de data die erin moet.

Dat resoneert met wat wij aan tafel horen. Daarom durven wij de stelling scherp neer te zetten: wie een ERP migratie of implementatie overweegt, legt eerst een data fundament. Niet andersom.

**Gartner - "What IT Leaders Must Do to Avoid Disappointing ERP Initiatives", 2024** Panorama Consulting - "ERP Report 2025"

De redenering die bijna iedereen volgt, en waarom die zo logisch klinkt

Vrijwel elk bedrijf pakt het in de omgekeerde volgorde aan, en daar is een begrijpelijke reden voor. Het ERP is de belangrijkste databron van het bedrijf. Orders, voorraad, facturen, klanten: alles komt daar samen. Dus als je serieus met data aan de slag wilt, voelt het logisch om eerst die bron te vernieuwen. Eerst het huis op orde, dan pas de rest.

Wij begrijpen die redenering. Het ERP is inderdaad de belangrijkste databron van de meeste bedrijven die wij spreken. Maar juist daarom werkt de redenering zichzelf tegen.

Waarom die redenering zichzelf tegenwerkt

Je migreert omdat er iets beter moet. Snellere processen, betrouwbaardere cijfers, minder handwerk. Maar de data die het huidige systeem onbetrouwbaar maakt, verdwijnt niet door een nieuw systeem aan te schaffen. De data die erin staat, is het probleem, en die neem je mee.

In de praktijk zien wij het op twee manieren misgaan:

1. In het eerste scenario wordt de datakwaliteit pas een onderwerp op het moment dat de migratie al loopt. Het opschonen, ontdubbelen en herdefiniëren gebeurt dan onder de hoogste tijdsdruk, met de duurste consultants aan tafel en een go live datum die al gecommuniceerd is. Elke week vertraging kost dan het meest. Dit is altijd veel complexer dan in eerste instantie gedacht. Er komen veel technische uitdagingen bij kijken: business rules die ontrafeld moeten worden en spaghetti codes die ontcijferd moeten worden. Maar ook de menselijke factor zorgt voor vertraging: de ontwikkelaar die dit heeft gebouwd is 3 weken met vakantie, het MT moet deze knoop doorhakken in het volgende overleg.
2. In het tweede scenario wint de planning het van de kwaliteit. De data gaat over zoals hij is. Het nieuwe ERP draait op dag één op dezelfde vervuilde klantrecords, dezelfde inconsistente artikelstructuur en dezelfde definities waar niemand het over eens is. Het verbeteren van de datakwaliteit was buiten scope, dus in principe is het ERP project succesvol afgerond. Maar het eindresultaat is niet veel beter dan met het oude ERP systeem. Het bedrijf heeft heel veel geld geïnvesteerd in een nieuw ERP systeem, maar krijgt de oude problemen terug in een nieuwe verpakking.

Wat een data fundament vooraf verandert aan een ERP implementatie

Draai de volgorde om, en het hele traject verandert van karakter. Met een data fundament bedoelen wij een centraal data platform: één plek waar de data uit je bronsystemen samenkomt, en waar je zorgt dat de datakwaliteit klopt, de business rules kloppen en de definities vaststaan. Niet tijdens het ERP project, maar ervoor. Buiten de tijdsdruk, zonder consultants met een draaiende teller.

De discussie over wat een klant is en hoe omzet wordt berekend voer je dan op een moment dat er nog geen go live datum boven hangt. De dubbele klantrecords en de drie soorten artikelnummers komen boven water terwijl je er nog rustig naar kunt kijken. En intussen draaien de rapportages gewoon door op het platform, onafhankelijk van welk ERP eronder hangt. De historie leeft in jullie eigen omgeving, niet in het oude systeem.