De uitdaging

Salta Group werkte al jaren met Qlik Sense on-premise: dashboards draaiden op een eigen server. Dat gaf controle, maar ook verantwoordelijkheid en risico. De server verouderde, vroeg steeds meer onderhoud en (belangrijker) Qlik viel regelmatig uit. Precies op momenten dat de business stuurinformatie nodig had.

Voor het Finance & Business Control-team was dit zowel frustrerend als risicovol. Regelmatig viel de omgeving onverwachts uit terwijl men actief met een dashboard werkte. Als gevolg daarvan gingen ingestelde selecties en filters verloren en moesten deze opnieuw ingesteld worden zodra de omgeving weer beschikbaar was.

Dit zorgde niet alleen voor tijdverlies, maar vergrootte ook het risico op fouten en inconsistenties in de rapportages. Juist dashboards voor crediteurenbeheer, debiteurenbeheer en financiële prestaties per label worden dagelijks intensief gebruikt en vormen een essentiële basis voor monitoring en besluitvorming. De instabiliteit van de omgeving had daarmee directe impact op de efficiëntie en betrouwbaarheid van de financiële sturing.

‍

De oplossing

Salta Group kon twee kanten op: opnieuw investeren in een nieuwe on-premise server, of doorpakken naar Qlik Cloud en het platform als SaaS laten beheren. Omdat Qlik al diep in de organisatie zat, was een overstap naar een compleet nieuw BI-platform op korte termijn niet logisch. Er werd daarom gekozen voor een snelle, gecontroleerde migratie naar Qlik Cloud.

‍

Aanpak

Fase 1 - Inventarisatie & prioritering We brachten alle apps en dashboards in kaart, keken naar daadwerkelijk gebruik en prioriteerden (prio 1–4). Tegelijk legden we de structuur en afhankelijkheden vast (o.a. netwerkfolders) en richtten we een duidelijke scheiding in tussen ontwikkeling en productie (streams), zodat de business door kon werken.

Fase 2 - Migratie & integratie We zetten de Qlik Cloud omgeving op (dev/prod), migreerden gebruikers via Microsoft Entra en verhuisden databestanden van netwerkfolders naar SharePoint. Daarna hebben we dashboards en reload-schedules één-op-één overgezet zodat refresh en beschikbaarheid hetzelfde bleven.

Fase 3 - Testen & adoptie Key users testten de belangrijkste dashboards; wij verzorgden de testuitleg en leverden een korte handleiding zodat iedereen wist wat te controleren en wat er eventueel anders kon aanvoelen.

Fase 4 - Oplevering & training Na akkoord ging de omgeving live: alles draaide in Qlik Cloud met dezelfde planning, we droegen over aan het BI-team met documentatie en trainden gebruikers in het werken met Qlik Cloud.

‍

Resultaat

Het resultaat is een stabiele, altijd beschikbare Qlik-omgeving in de cloud, zonder eigen serverbeheer. Finance kan weer betrouwbaar sturen op dashboards voor onder andere debiteuren, crediteuren en prestaties per label, terwijl section & access en alle rechten intact zijn gebleven. Dankzij de scheiding tussen ontwikkeling en productie kan het BI-team bovendien blijven doorbouwen zonder het dagelijks gebruik te verstoren.

‍

Samenwerking

We hebben dit traject end-to-end opgepakt en Salta Group daarmee ontzorgd: van inventarisatie en inrichting tot migratie, testen en training, en dat binnen drie maanden.

Michel Weberink (BI Manager, Salta Group):

“Het was een hele fijne samenwerking. Maikel’s ervaring en specialisme sloten één-op-één aan op ons vraagstuk. Hij nam het volledig over en ontzorgde ons echt; alles is binnen tijd en scope overgezet en daar zijn we heel blij mee.”

Maikel Allebes (Always be learning):

“Trots op het resultaat. Het was een fijne samenwerking met een sterk BI-team aan klantzijde. In drie maanden hebben we samen een complete Qlik Cloud-omgeving neergezet en succesvol live gebracht.”

‍

Afbeeldingen: Salta Group & Always be learning (https://www.saltagroup.com/)

‍